PROFIS GeDoc

GESTIONE DOCUMENTALE  è la soluzione integrata per la gestione dei documenti elettronici emessi dalle applicazioni SISTEMI;  comprende tutte le funzionalità necessarie affinché la forma elettronica del documento sia sostitutiva della forma cartacea, sia ai fini organizzativi che sotto il profilo normativo.Le complessità normative, gestionali e organizzative che gli Studi Professionali e le Aziende affrontano quotidianamente si traducono sempre più spesso in una pluralità di documenti, la gestione dei quali incide pesantemente sull'efficienza dell'intera organizzazione. Gestione Documentale è la soluzione completa ed integrata predisposta da SISTEMI per gli Studi e le Aziende che sanno riconoscere nella corretta gestione dei documenti un vantaggio competitivo in termini di efficienza, tempestività e minori costi.

La soluzione si compone di due aree funzionali:
  • Archiviazione operativa: la soluzione organizzativa.
  • Conservazione Sostitutiva: la soluzione normativa.
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INTEGRAZIONE CON LE SOLUZIONI APPLICATIVE

Grazie all'alto livello di integrazione con i prodotti PROFIS, JOB, eSolver e Spring, la Gestione Documentale SISTEMI si caratterizza per la semplicità di attivazione e di gestione
  • tutti i documenti emessi dalle applicazioni SISTEMI possono essere archiviati automaticamente nella Gestione Documentale;
  • la consultazione dei documenti archiviati può avvenire, oltre che dalla Gestione Documentale, direttamente dalle applicazioni;
  • l'inserimento di documenti esterni può avvenire direttamente da file oppure mediante acquisizione da scanner.
Interrogazione dei documenti archiviati
  • quando un documento viene archiviato la procedura ne memorizza automaticamente le informazioni più rilevanti, sulla base delle quali è possibile operare filtri, ricerche, raggruppamenti;
  • il motore di ricerca interno consente di compiere interrogazioni articolate e complesse. Le impostazioni di ricerca possono venire salvate per essere utilizzate successivamente;
  • la navigazione dei documenti archiviati è semplificata dall'uso delle viste, strumenti di classificazione e raggruppamento dei documenti gestiti che consentono di realizzare una navigazione su un albero strutturato secondo la logica della procedura Explorer di Windows;
  • la gestione delle versioni consente di avere in linea, dove necessario, tutte le modifiche operate sul documento in un arco di tempo definito.
  • Sicurezza dei dati
  • la funzione di Cronologia consente di tracciare tutte le attività eseguite per un documento (visualizzazione, modifica, eliminazione, stampa, ecc.), memorizzando quale azione è stata fatta, quando e da chi;
  • la consultazione dei documenti archiviati avviene esclusivamente tramite la procedura, mentre è inibita la possibilità di accedere ai documenti attraverso funzioni di sistema. Il sistema di Profilazione degli operatori consente di definire ruoli e mansioni, stabilendo con precisione chi può fare che cosa.


 

COME FUNZIONA L'ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE  SISTEMI  

ARCHIVIAZIONE OPERATIVA 

L' Archiviazione operativa è una soluzione organizzativa centralizzata per la gestione di tutti i documenti emessi dalle procedure SISTEMI, con possibilità di acquisizione di documenti esterni

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 

La Conservazione Sostitutiva consente di attribuire e mantenere inalterato nel tempo il valore legale e fiscale dei documenti per cui vige l'obbligo di conservazione, rendendo superflua la materializzazione su supporto cartaceo:

Semplicità di utilizzo

La procedura, attraverso procedure automatiche e maschere guidate, semplifica e velocizza il processo di conservazione, garantendone il risultato finale.
Conservazione sostitutiva

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